Jak zmiany w prawie pracy wpłyną na proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej?

1. Jakie nowe rozwiązania prawne i w jaki sposób mogą wpłynąć na zasadność decyzji o elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
• Co to znaczy, że dokument będzie mógł być tworzony w postaci papierowej lub elektronicznej? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czym różni się postać elektroniczna od formy elektronicznej i od formy pisemnej? Jakie dokumenty wymagają formy pisemnej (formy elektronicznej)?
• Jak poprawnie podpisać elektroniczną umowę o pracę?
• Czy fakt, że dokument został utworzony w postaci elektronicznej automatycznie oznacza, że może być przechowywany, jako dokument elektroniczny?
• Czy można mieć elektroniczne podczęści na elektroniczne dokumenty, jeżeli akta osobowe są papierowe? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy uzgodnienie przejścia na pracę zdalną może być dokumentem elektronicznym (lub dokumentami elektronicznymi)?
• Czy wnioski o pracę zdalną (całkowitą, częściową, okazjonalną) mogą być elektroniczne?
• Czy polecenie pracy zdalnej będzie mogło być elektroniczne?
• Jakie dokumenty i w jakiej sytuacji można będzie pobierać w postaci elektronicznej od pracujących zdalnie, a jakie dokumenty nadal będą musiały być pisemne?
• Jak poprawnie dołączyć dokumenty elektroniczny do papierowych akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji),
• Które dokumenty elektroniczne trzeba będzie zachować w postaci elektronicznej po przekonwertowaniu je na dokumenty papierowe trzymane w aktach osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy dokumenty tworzone w związku z kontrolą trzeźwości i obecnością w organizmie pracownika będą mogły być elektroniczne?
• Czy skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie o zdolności lub braku zdolności do pracy musi być papierowe i podpisane odręcznie przez pracodawcę, czy może być elektroniczne?
2. Od kiedy i jakie dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielski wszystkich pracowników będą mogły być elektroniczne? (wykaz dokumentów),
3. Jakie inne dokumenty do tej pory pisemne – będą mogły być elektroniczne po kolejnej nowelizacji? (wykaz dokumentów),
4. Jaka jest podstawa prawna przejścia na elektroniczną dokumentację pracowniczą?
• Czy warunkiem przejścia na dokumentację elektroniczną jest złożenie druku ZUS OSW i ZUS RIA?
• Czy trzeba zmienić całą dokumentację pracowniczą na elektroniczną, czy można prowadzić część dokumentacji pracowniczej papierowo, a część elektronicznie?
• Jak w prawidłowy sposób dokonać podziału? (stanowiska Ministerstwa Pracy),
• Czy można przejść na elektroniczne akta osobowe (lub pozostałą dokumentację pracowniczą) tylko w odniesieniu do niektórych kategorii pracowników?
• Czy można przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą tylko byłych pracowników?
• Czy zmiana postaci dokumentacji pracowniczej wpływa na czas jej przechowywania?
• Jakie są zasady przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej?
• Jakie warunki musi spełniać system teleinformatyczny, żeby mógł służyć do prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej? Jakie zabezpieczenia powinna posiadać dokumentacja elektroniczna? (stanowiska Ministerstwa Pracy i Ministerstwa Cyfryzacji),
5. Jak się przygotować na przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą?
• Jakie osoby należy zaangażować w proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
• Czy przed przejściem na dokumentację elektroniczną konieczna jest ocena skutków planowanych operacji dla bezpieczeństwa danych?
• Czy warto poprzedzić przejście na dokumentację elektroniczną audytem akt osobowych (pozostałej dokumentacji pracowniczej)? Jakie dokumenty można usunąć, a jakich nie wolno usuwać? (stanowisko UODO i Ministerstwa Pracy),
• Czy przed przejściem na dokumentację elektroniczną warto przejrzeć postanowienia regulaminu pracy? Co warto poprawić?
• Czym kierować się przy wyborze systemu teleinformatycznego?
• Z jakimi aplikacjami warto połączyć elektroniczną dokumentację pracowniczą?
6. Jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą konkretnego pracownika?
• Czy trzeba zmienić postać wszystkich dokumentów z danego zbioru?
• Czy można zmienić na elektroniczną dokumentację np. tylko wnioski urlopowe bez zmieniania postaci poprzednich papierowych wniosków? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Jeżeli dany pracownik ma tzw. stare i nowe akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą, to czy można zmienić postać tylko nowych akt osobowych?
• Czy na dokumenty z nowego stosunku pracy z tym samym pracownikiem (zatrudnionym po 1 stycznia 2019 r.) można złożyć elektroniczne akta osobowe (elektroniczną pozostałą dokumentację pracowniczą)? Od czego to zależy?
7. Jak się konwertuje papierowe akta osobowe (papierową pozostałą dokumentację pracowniczą) na dokumenty elektroniczne? (stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji),
• Jak poprawnie przeprowadzić skanowanie dokumentacji papierowej? Jakie upoważnienia musi mieć osoba/osoby, które będą się tym zajmowały?
• Jakie dodatkowe dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych musi tworzyć pracodawca i gdzie je przechowywać?
• Czy zeskanowane akta i pozostała dokumentacja pracownicza muszą mieć taki sam podział na zbiory, jak dokumentacja papierowa?
• Czy zeskanowane dokumenty muszą być ułożone w porządku chronologicznym?
• Czy przed elektronizacją można mieć akta ułożone w porządku chronologicznym, a po elektronizacji ułożone w podczęści?
• Czy zeskanowane akta muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
• Czy zeskanowania dokumentacji pracowniczej i przekonwertowania jej na dokumentację elektroniczną może dokonać firma zewnętrzna? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Jak poprawnie podpisać zeskanowane dokumenty? Czy jest wszystko jedno czy zeskanowany dokument będzie podpisany kwalifikowanym elektronicznym podpisem czy kwalifikowaną elektroniczną pieczęcią?
• Czym się różni kwalifikowany elektroniczny podpis od kwalifikowanej elektronicznej pieczęci i do czego jeszcze kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany?
8. Jak poprawnie zrealizować obowiązki informacyjne związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej?
• W jakich przypadkach przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą nie wymaga spełnienia obowiązków informacyjnych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Jaki jest zakres i termin obowiązku informacyjnego wobec pracowników, których dokumentacja zmieniła postać? Czy trzeba spełnić jeden czy dwa obowiązki informacyjne? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Jak poprawnie sformułować dwie lub jedną informację?
• Jak zawiadomić o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej byłych pracowników?
• Jakie są skutki, gdy indywidualna informacja nie zostanie dostarczona?
9. Jak prawidłowo wydać papierowe dokumenty pracownikom i ewentualnie byłym pracownikom?
• Czy poprzednią postać dokumentacji pracowniczej można wysłać pocztą albo kurierem?
• Czy można wydłużyć termin na odebranie np. papierowych akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• W jakich przypadkach papierową postać dokumentacji pracowniczej będzie mogła odebrać inna osoba niż pracownik (były pracownik)?
• Jakie są zasady postępowania w razie nieodebrania papierowej dokumentacji? (stanowisko Ministerstwa Pracy i poglądy ekspertów),
10. Jak powinny być prowadzone elektroniczne akta osobowe?
• Jak się dołącza dokumenty elektroniczne do elektronicznych akt osobowych?
• Jak się dołącza dokumenty papierowe do elektronicznych akt osobowych?
• Jak poprawnie dołączyć do elektronicznych akt osobowych umowę o pracę podpisaną kwalifikowanym elektronicznym podpisem przez pracodawcę i odręcznym podpisem przez pracownika? Jakie numery powinny mieć oba dokumenty?
11. Rejestracja RCP, a elektroniczna ewidencja czasu pracy – czy wszystkie dane z RCP powinny zapisać się w ewidencji czasu pracy?
• jaka powinna być relacja między systemem RCP, a ewidencją czasu pracy w ruchomym czasie pracy stanowiącym przedział czasowy na przyjście i wyjście z pracy, a jaka w przypadku innych rozkładów czasu pracy?