Praca zdalna w części B akt osobowych? Praca zdalna ma zastąpić telepracę, a zgodnie z § 3 pkt 2 litera v rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), w części B akt osobowych przechowuje się dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy. Zatem nie powinno być wątpliwości, że dokumenty dotyczące pracy zdalnej powinny być przechowywane w części B akt osobowych. A jednak takie wątpliwości są. Szczególnie zaczęto rozważać to, gdzie powinien być przechowywany dokument, w którym nastąpi uzgodnienie pracy zdalnej, w tym np. wniosek pracownika o pracę zdalną. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi na pytanie serwisu Prawo.pl poinformowało, że przepisy nie określają, miejsca przechowywania wniosków pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. Niemniej w opinii resortu dokumenty takie powinny być umieszczane i przechowywane w części B akt osobowych pracownika, którego wnioski te dotyczą, jako związane z przebiegiem jego zatrudnienia.
To jest naszym zdaniem dodatkowy argument, gdyż w części B akt osobowych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej – przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie. W uzasadnieniu do projektu nowych przepisów wprowadzających pracę zdalną jest wyraźnie wyjaśnione, że w przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia będzie miała miejsce modyfikacja istotnego składnika umowy o pracę, jakim jest miejsce wykonywania pracy.
Zwracamy też uwagę, że czym innym jest możliwość posługiwania się w relacjach pracodawca – pracownik dokumentem w postaci elektronicznej, a czym innym jest postać w jakiej ten dokument ma być przechowywany w dokumentacji pracowniczej. Zgadzamy się z wyjaśnieniem P. mec. Roberta Lisickiego, Dyrektora Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, że jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe w papierze, a otrzymuje dokument w postaci elektronicznej, to powinien wydrukować i poświadczyć za zgodność z przedłożonym dokumentem. W sytuacji kiedy pracodawca prowadzi akta w postaci papierowej, a pracę zdalną uzgodniono w postaci elektronicznej, oznaczałoby to konieczność dokonywania dodatkowych nakładów, związanych z wprowadzeniem takiej informacji do akt osobowych.
Z tego względu Konfederacja Lewiatan postulowała rozważenie ewentualnych zmian w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej w kierunku wyraźnego umożliwienia pracodawcom, w postaci opcji, przeniesienia dokumentacji w sprawie pracy zdalnej z części „B” do pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (uregulowanej w 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Wielu pracodawców planuje wprowadzić prace zdalną (zwłaszcza hybrydową), a na wielu pracodawcach pracę zdalną być może „wymuszą” pracownicy, gdyż 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej nie wystarczy nawet żeby zapewnić pracę z domu w każdy piątek (potrzeba było by aż 52 dni takiej pracy) – warto się więc jak najlepiej przygotować na nadchodzące zmiany. Dlatego wszystkich zainteresowanych zapraszamy na dwa szkolenia z prawa pracy z P. Moniką Frączek:
- 23 sierpnia br. – szkolenie pt. „Praca zdalna krok po kroku zgodnie z nowymi przepisami”, w trakcie którego zostanie wskazane ile dokumentów i o jakim charakterze trzeba będzie sporządzić w związku z praca zdalną, a także co zapisać w Regulaminie dotyczącym takiej pracy
- 23 września br. – szkolenie pt. „Audyt dokumentacji pracowniczej – wpływ zmian na zakres dokumentacji pracowniczej”, w czasie którego będzie poruszona problematyka przechowywania zarówno dokumentów dotyczących pracy zdalnej, jak i innych dokumentów, jakie zostaną wprowadzone nowymi przepisami.
Ponadto pan mecenas Robert Lisicki będzie prelegentem na konferencji w ramach OKPP i będzie omawiał właśnie problematykę pracy zdalnej (https://ogolnopolskikongresprawapracy.pl/). Serdecznie zapraszamy