Audyt dokumentacji pracowniczej – wpływ zmian na zakres dokumentacji pracowniczej

1. Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów?
• Skąd wiadomo, jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej?
• Czy dokumenty zawierające dane na potrzeby podatkowe, dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe można trzymać w części B akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Ile czasu i gdzie przechowuje się zwolnienia lekarskie? (stanowisko ZUS),
• Ile czasu i gdzie przechowuje się dokumentację BHP? (stanowisko UODO),
• Jak się przechowuje dokumentację zfśs i czy trzeba zbierać oświadczenia od innych osób niż pracownik? (stanowiska UODO),
• W jaki sposób i ile czasu przechowywać rejestr danych i zgłoszeń od sygnalistów?

2. Jak się tworzy podczęści w aktach osobowych i czy to się opłaca?
• Czy można dowolnie ustalić, którzy pracownicy będą mieli w aktach osobowych podczęści i czy wszyscy pracownicy muszą mieć takie same podczęści? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy można złożyć elektroniczną podczyść na dokumenty elektroniczne gdy akta osobowe są papierowe? (stanowisko Ministerstwa Pracy),

3. Jak się dołącza elektroniczny dokument do papierowych akt osobowych? – (stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji i Ministerstwa Pracy bardzo potrzebne po zmianie przepisów),

4. Jakie dokumenty gromadzi się w części A akt osobowych i jakie się będzie gromadziło po wejściu w życie zmian?
• Czy w części A akt osobowych trzeba będzie przechowywać pozyskane na etapie rekrutacji potwierdzenie zapoznania się z wewnętrzną procedurą zgłoszeń dla sygnalistów?
• Czy można gromadzić tylko kwestionariusz osobowy, czy także CV? Pod jakim warunkiem CV może być przechowywane w aktach? (stanowisko UODO),
• Czy można skopiować do akt dyplomy ukończenia szkół, potwierdzające wykształcenie wymagane do zatrudnienia? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy można skopiować do akt świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy, potwierdzające staż wymagany do zatrudnienia? Czy można skopiować do akt inne dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje zawodowych uzyskane przed zatrudnieniem? (stanowisko Ministerstwa Pracy oraz UODO),
• Czy można kopiować orzeczenie o niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
• Czy w części A akt osobowych można przechowywać dokumenty od cudzoziemca potwierdzające prawo od zatrudnienia? (stanowisko UODO),
• Czy skierowanie na badanie wstępne to ma być oryginał, czy kopia skierowania wydanego wybranemu kandydatowi do pracy?
• Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy to mają być oryginały czy kopie? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy można przyjąć nowego pracownika do pracy bez badań, jeżeli kandydat do pracy przedstawi nie oryginał, a kopię orzeczenia o zdolności do pracy lub skierowania na badania profilaktyczne od poprzedniego pracodawcy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać umowę przedwstępną? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać list intencyjny? (stanowisko Ministerstwa Pracy i UODO),

5. Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych i jakie dodatkowe dokumenty będzie się gromadziło po zmianie przepisów?
• Czy w kwestionariuszu można pobierać daną o adresie urzędu skarbowego pracownika? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy w kwestionariuszu można zebrać informacje o służbie wojskowej? (stanowisko UODO),
• Jakie dokumenty może otrzymać pracodawca w związku ze służbą wojskową pracownika i czy może je gromadzić w części B akt osobowych?
• Jak się przetwarzana dane osoby zawiadamianej o wypadku, jakie informacje trzeba przekazać i jakie oświadczenia otrzymać? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• W jakim przypadku w części B można zgromadzić kopię świadectw pracy lub dyplomów ukończenia szkół?
• Czy można skopiować do akt dokumenty potwierdzające prowadzenie gospodarstwa rolnego? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy można kopiować legitymację weterana? (stanowisko UODO),
• Czy można kopiować dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej? (stanowisko UODO),
• Jaki jest katalog dokumentów, które gromadzi się w części B akt osobowych, mimo że nie zostały wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej? (stanowiska Ministerstwa Pracy i UODO),

6. Jakie nowe dokumenty będą gromadzone w związku z potwierdzeniem spełnienia wobec pracownika obowiązków informacyjnych?
• W jakiej postaci powinna być sporządzona informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia i w jakim terminie przekazana?
• Czy trzeba mieć potwierdzenie przekazania tej informacji? Czy jest to wymagane także wtedy, gdy obowiązek informacyjny będzie spełniony elektronicznie?
• Jakie będą zasady przekazywania i pozyskiwania potwierdzenia przekazania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w razie wprowadzenia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia?
• Jakie dokumenty trzeba będzie pobierać w związku z aktualizacją informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia?
• W jakim terminie trzeba będzie uzupełnić informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia pracownikowi będącemu już zatrudnionym w dniu wejścia w życie zmian?
• Czy trzeba zbierać do akt potwierdzenie zapoznania się przez pracownika ze znowelizowaną informacją o równym traktowaniu i zakazie dyskryminacji, a także z informacją o możliwości zmiany miejsca pracy i możliwości awansu?
• Jaki będzie zakres dokumentów potwierdzających zapoznanie się z procedurami, ocenami i informacjami na potrzeby pracy zdalnej oraz oświadczenia, których pobranie będzie wymagane wraz z wprowadzeniem pracy zdalnej na podstawie Kodeksu pracy? Bez jakich oświadczeń nie można będzie dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej?
• Jakie nowe oświadczenia trzeba będzie zebrać w związku z badaniem trzeźwości i obecności w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu?
• Jakie dodatkowe dokumenty trzeba będzie wręczać nowym pracownikom objętym prewencyjną kontrolą obecności w organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu?
• Gdzie będzie się przechowywało te dokumenty? Po jakim czasie trzeba będzie je zniszczyć?
• Jakie będą sankcje za niespełnienie obowiązku informacyjnego lub brak możliwości udowodnienia jego spełnienia w terminie?

7. Jakie nowe dokumenty będzie się gromadziło w związku z wnioskami pracownika dotyczącymi zmiany określonych warunków zatrudnienia lub wypowiedzenia bądź niekontynuowania umowy na okres próbny?
• Jakie wnioski w tym zakresie będzie mógł złożyć pracownik, w jakim terminie i w jakiej postaci?
• W jakiej postaci i w jakim terminie pracodawca będzie musiał podpowiedzieć na wniosek pracownika?

8. Jakie nowe wnioski będzie się gromadziło w związku z nowymi przepisami o uprawnieniach rodzicielskich i opiekuńczych?
• Na jakich zasadach będzie się pobierało deklarację o korzystaniu z prawa do odmowy w pracy w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, przerywanym czasie pracy oraz odmowy wyjazdu służbowego przez pracowników rodziców dzieci w wieku od 4 do 8 lat? Czy takie deklaracje trzeba umieścić w części B akt osobowych pracowników?
• Gdzie umieścić zgody pracowników dzieci w wieku od 4 do 8 lat np. na pracę w godzinach nadliczbowych? Czy one mogą być przechowywane w części B akt osobowych?
• Jaką będzie musiał mieć postać wniosek o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat i gdzie ma być przechowywany?
• W jakim terminie i na jakich zasadach będzie składany wniosek o urlop opiekuńczy?
• Jakie dane pracownik będzie musiał podać we wniosku o urlop opiekuńczy? Jak postąpić, gdy pracownik nie poda wszystkich wymaganych danych? Czy pracodawca będzie mógł udokumentować dane podane we wniosku o urlop opiekuńczy?
• Na jakich zasadach będzie składany wniosek o wolne z powodu pilnych spraw rodzinnych? Jak będzie się potwierdzało skorzystanie ze zwolnienia z powodu pilnych spraw rodzinnych jeżeli pracownik złoży wniosek ustnie? W jakiej część dokumentacji pracowniczej przechowywać taki wniosek?
• Na jakich zasadach będzie składany wniosek o elastyczną organizację pracy? Jakie dane będą musiał być podane w takim wniosku? Jak postąpić, gdy pracownik nie poda wszystkich wymaganych danych? Czy dane do wniosku o elastyczną organizację pracy można będzie dokumentować?
• Na jakich zasadach pracodawca będzie musiał odpowiedzieć na wniosek i jakie dokumenty w związku z tym trzeba będzie tworzyć? W jakim miejscu dokumentacji pracowniczej będzie się przechowywało dokumenty związane z elastyczną organizacją pracy?
• Na jakich zasadach będzie się składało wnioski o urlop rodzicielski po zmianie przepisów? Jaki dodatkowy dokument będzie składała pracownica w związku z uzyskaniem zasiłku macierzyńskiego w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku?
• Na jakich zasadach trzeba będzie wypiąć z akt, przekazać do poprawienia i ponownie wpiąć do akt wnioski pracowników o urlop rodzicielski, jeżeli złożyli oni wniosek o taki urlop, a nie rozpoczęli korzystania z niego przed wejściem w życie zmian?
• Jak trzeba będzie postąpić, gdy pracownik nie zwróci wniosku?
• Jakie dokumenty będzie musiał złożyć w okresie przejściowym pracownik, który będzie chciał podwyższyć zasiłek za urlop rodzicielski? Gdzie powinny być przechowywane?

9. Jakie są praktyczne problemy z gromadzeniem dokumentów w części C akt osobowych?
• Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych, mimo że nie zostały wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej?
• Czy pracodawca ma usunąć z części C akt poprzednie świadectwo pracy jeżeli wyda nowe świadectwo w wyniku sprostowania? (stanowisko Ministerstwa Pracy),

10. Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?
• W jakich przypadkach dane o wyniku kontroli trzeźwości lub obecności w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu będą umieszczanie w części D akt?
• Kiedy dokumenty w części D akt osobowych muszą być układane w podczęści?
• Jak się usuwa dokumenty z części D akt osobowych? (stanowisko PIP),
• Czy i w jakim terminie należy usunąć dokumenty z części D akt osobowych, jeżeli pracownik nie przepracuje roku nienagannej pracy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),

11. Czy trzeba robić cykliczne przeglądy akt osobowych? (stanowisko UODO),
• Jakie dokumenty trzeba usunąć? (stanowiska UODO),
• Jak należy postąpić, gdy dane w kwestionariuszach osobowych lub umowach o pracę staną się nieaktualne? (stanowisko Ministerstwa Pracy),

12. Jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, a jakich nie można tam umieszczać?
• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy można trzymać wnioski o urlopy okolicznościowe? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy można trzymać zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa? (stanowisko UODO),
• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy można trzymać ewidencje czynności wykonanych w trakcie pracy zdalnej? (stanowisko Ministerstwa Pracy).