Pytanie ze szkolenia:
Pracownik odchodzi z firmy i poprosił, żeby mu wydać oryginał orzeczenia o zdolności do pracy, bo swoje orzeczenie zgubił. Czy pracodawca może wypiąć z akt oryginalny dokument, wydać go pracownikowi i przechowywać w aktach potwierdzoną kserokopię?
Wydaje się, że – czytając przepisy literalnie – nie należy w tej sytuacji iść odchodzącemu pracownikowi na rękę. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika oryginał orzeczenia o jego zdolności do pracy. Zgodnie bowiem z § 3 ust. 4 rozporządzenia MZiOS z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 2067 ze zm.), lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne wydaje orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy.
Co prawda § 5 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), stanowi, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem; jednakże należy przyjąć, że ta regulacja dotyczy dokumentów sporządzonych dla pracownika np. dyplomu ukończenia szkolenia w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a nie oryginalnych dokumentów sporządzonych na potrzeby pracodawcy czy wytworzonych w trakcie trwania zatrudnienia.
Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia, a także po ustaniu stosunku pracy: przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (jeżeli został on nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.) albo przez 50 lat od dnia ustania zatrudnienia (jeżeli stosunek pracy, na potrzeby którego zostały założone akta nawiązano przed 1 stycznia 2019 r.). W okresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownikowi ani byłemu pracownikowi nie przysługuje uprawnienie do pobrania dokumentów z akt osobowych.
Pracownik, a także były pracownik może natomiast wystąpić o kopię potrzebnego mu dokumentu. Kopia taka jest wydawana na podstawie art. 9412 Kodeksu pracy i zgodnie z wymogami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Bez względu na to, czy kopia orzeczenia o zdolności do pracy, zostanie wydana w postaci papierowej, czy elektronicznej będzie musiała zawierać podpis odręczny lub elektroniczny pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Przyjmuje się, że takim dokumentem można posługiwać się jak oryginalnym, czyli np. przedstawić nowemu pracodawcy w celu przyjęcia do pracy bez badań wstępnych. Zdaje się to potwierdzać stanowisko Ministerstwa Pracy z 18 lutego 2021 roku.
