Trzeba podkreślić, ze w swoim stanowisku UODO zwrócił uwagę na jeszcze jeden ważny aspekt związany z korzystaniem z prywatnych danych kontaktowych pracownika. Stwierdził, że możliwość nawiązywania przez pracodawcę kontaktów z pracownikiem po godzinach pracy powinna być ograniczona jedynie do sytuacji, w której zachodziłyby szczególne warunki uzasadniające takie działanie. Zatem nawet jeżeli pracownik wyraził zgodę na kontaktowanie się z nim za pośrednictwem prywatnego telefonu czy e-maila, nie powinno być to standardowym zachowaniem pracodawcy (czy bezpośredniego przełożonego), a jedynie wyjątkiem uzasadnionym szczególnymi okolicznościami np. przejściowymi trudnościami w funkcjonowaniu służbowej poczty e-mailowej.
Po nawiązaniu stosunku pracy można więc pobrać od pracownika oświadczenie o zgodzie na korzystanie z jego prywatnych danych kontaktowych (w zakresie przez niego wskazanym albo wspólnie uzgodnionym z pracodawcą). Miejscem na złożenie takiego oświadczenia może być dodatkowy ustęp kwestionariusza osobowego dla pracownika, albo odrębny dokument. Pracownik musi być poinformowany, że taka zgoda jest odwoływalna w każdym czasie, a pracodawca powinien umieć udowodnić, że o tym poinformował, zgodnie z wynikającą z RODO zasadą rozliczalności. Przykładowo oświadczenie pracownika może mieć następującą treść:
Niniejszym oświadczam, że wyrażam zgodę na posługiwanie się w trakcie zatrudnienia moim prywatnym adresem e-mail: ………. w celu kontaktu w pilnych sprawach związanych ze stosunkiem pracy w sytuacji gdy nie jest możliwy kontakt na adres służbowej poczty elektronicznej oraz po zakończeniu stosunku pracy w razie problemów związanych z wydaniem lub sprostowaniem świadectwa pracy. Jednocześnie oświadczam również, że zostałam poinformowana/zostałem poinformowany, że niniejszą zgodę mogę wycofać w dowolnym momencie i że wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
