Pracodawca ma w aktach osobowych zapisany prywatny numer telefonu i prywatny adres e-mail pracownika. Czy może z nich korzystać w razie konieczności np. wezwania pracownika do pracy po godzinach albo skontaktowania się z nim w dniu wolnym? Pracodawca pozyskał te dane dobrowolnie od pracownika, na etapie rekrutacji, w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Pracodawca ma prawo posiadać dane obejmujące np. jego prywatny numer telefonu komórkowego albo prywatny e-mail. Zgodnie bowiem z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących przede wszystkim imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe wskazane przez taką osobę. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że Kodeks pracy pozwala żądać podania np. prywatnego numeru telefonu komórkowego, czy prywatnego adresu e-mail na etapie ubiegania się o zatrudnienie. Bez posiadania takich danych pracodawca nie mógłby bowiem skontaktować się z wybranym kandydatem do pracy, np. zaprosić go na kolejny etap rozmowy rekrutacyjnej, przekazać mu skierowanie na badania wstępne czy umówić się na podpisanie umowy o pracę. Przez cały okres rekrutacji, do dnia nawiązania stosunku pracy, pracodawca może kontaktować się z wybranym kandydatem do pracy za pośrednictwem jego prywatnych danych kontaktowych, które zostały podane w kwestionariuszu osobowym od osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub w CV i nie potrzebuje na to zgody tego kandydata. Natomiast po nawiązaniu stosunku pracy sytuacja się zmienia. Pracodawca powinien komunikować się z pracownikiem za pośrednictwem służbowego e-maila oraz służbowego telefonu. Zatem, że mimo, że pracodawca nadal jest w posiadaniu prywatnych danych kontaktowych pracownika nie może z nich korzystać, chyba że pracownik wyrazi na to zgodę. Poruszony w pytaniu problem wyjaśnił Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 17 sierpnia br. (https://www.uodo.gov.pl/pl/138/1636). W swojej opinii UODO potwierdza, że pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi do pracownika pozyskanymi podczas rekrutacji, takimi jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych z pracownikiem bez jego zgody. UODO podkreśla, że Kodeks pracy nie wskazuje prywatnego adresu poczty elektronicznej i numeru prywatnego telefonu jako danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika. W polskim systemie prawnym nie istnieje też żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Dysponowanie adresem poczty elektronicznej i telefonem jest i powinno pozostać dobrowolne. Żeby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe do pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określająca zasady kontaktu). Warto bowiem pamiętać, że zazwyczaj podczas rekrutacji, pozyskując dane, o których mowa w art. 221 § 1 Kodeksu pracy, a więc m.in. dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, pracodawca, spełniając obowiązek informacyjny deklaruje, że będzie je przetwarzał jedynie na potrzeby przeprowadzenia naboru. Zatem na ten nowy cel przetwarzania danych pracownika, jakim jest kontaktowanie się z nim w celach służbowych, musi pozyskać zgodę zatrudnionego. Artykuł 7 RODO stwierdza, że zgoda powinna być dobrowolna, a osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o zgodę w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. Zatem jeżeli pracodawca chciałby wykorzystywać prywatne dane kontaktowe pracownika, to musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego dane te będą przetwarzane. Określenie tych celów ma zasadnicze znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale również z punktu widzenia zasady przejrzystości, o której mowa w art. 5 RODO. Należy też pamiętać, że pracownik ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki. UODO przypomina, iż brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (221a § 2 Kodeksu pracy). UODO zwraca również uwagę, że inna sytuacja powstaje wówczas, gdy zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych pracownika niż określone w § 1 i 3 (jak m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przykładem takiej sytuacji może być przekazanie danych kontaktowych, np. prywatnego adresu e-mail i numeru prywatnego telefonu, w związku z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Pracodawca ma bowiem obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Podstawą legalizująca ech działania jest zaś art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Należy podkreślić, że pracodawca musi przetwarzać takie dane jedynie w celu ich przekazania do wybranej instytucji finansowe.
