Czy wejście w życie przepisów regulujących pracę zdalną będzie rewolucją czy ewolucją? Art. 21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy– Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy 2335), na etapie projektu przewidywała wejście w życie tegoż aktu, po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Jednakże w wyniku posiedzenia Komisji Nadzwyczajnej ds. Kodyfikacji, które odbyło się 16.11.2022 r., uległ zmianie art. 21 projektu. Został uwzględniony głos pracodawców, kwestionujących zbyt krótki okres vacatio legis, uniemożliwiający w praktyce wprowadzenie pracy zdalnej do codziennego funkcjonowania firm. W związku z tym nadano nowe brzmienie art. 21, który po dokonanej zmianie, zawiera następującą regulację: Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 1 pkt 2, art. 3 pkt 1 i 3, art. 4 pkt 1 i 3, art. 5 pkt 1, art. 6, art. 7, art. 8, art. 9, art. 10 pkt 1, art. 12, art. 13 pkt 1 i 2, art. 15, art. 18 oraz art. 19, które wchodzą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia (Czy ostatecznie tak będzie – dowiemy się po rozpatrzeniu przez Sejm RP sprawozdania Komisji nadzwyczajna ds. zmian w kodyfikacjach o uchwale Senatu w sprawie ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, które jest zaplanowane na 13 stycznia br. Przypominamy, że Senat RP postulował m.in. by w art. 21 omawianej ustawy wyrazy „dwóch miesięcy” zastąpić wyrazami „trzech miesięcy”. Komisja nadzwyczajna ds. zmian w kodyfikacjach, na posiedzeniu w dniu 5 stycznia br., odrzuciła tę poprawkę Senatu – uwaga Most Wanted).
Art. 15 pkt 1 ustawy, który jako jeden z wielu, ma wejść w życie po upływie dwóch miesięcy, stanowi, że uchyla się art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095, z późn. zm.4). Oznacza to, że nowe przepisy w życie w dwóch terminach: zmiany wprowadzające kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach wejdą w życie w po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Natomiast przepisy regulujące pracą zdalną, w tym uchylające dotychczasowe regulacje covidowe w zakresie pracy zdalnej wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia. W związku z powyższym do dnia wejścia w życie zmian, postawą prawną wykonywania pracy zdalnej będzie art. 3 ustawy covidowej. Nie będzie on uchylony w wyniku wejścia w życia części przepisów – wprowadzających kontrole trzeźwości.
Należy wskazać, że konsekwencją takiego rozwiązania prawnego będzie dłuższy okres pozwalający pracodawcom na przygotowanie się do zmian w zakresie pracy zdalnej. Nie ulega wątpliwości, że nowe przepisy zmienią obowiązujące dotychczas regulacje obowiązujące w tym zakresie, jednakże nie wprowadzą rewolucyjnych zmian, które wymagałyby konieczności dokonywania daleko idących zmian w zakładzie pracy. Dla przykładu obowiązki z zakresu bhp. Obowiązek dokonania oceny ryzyka zawodowego wynika z obowiązującego od 2004 r., art. 226 KP i obowiązującego od 1997, § 39 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy . Ponadto, już aktualnie pracodawca musi uwzględniać, przy dokonywaniu oceny, postanowienia § 39a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Z kolei informacja zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, którą będzie musiał sporządzić powierzający pracę zdalną pracodawca, jest zbliżona w swej treści do instrukcji bhp, które pracodawca musi udostępniać pracownikom ( § 41 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy). Poza tym, wprowadzony obowiązek okresowego szkolenia z zakresu bhp dla pracowników wykonujących pracę zdalną, nie jest nowy. Ustawą z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. z 2018 r. poz. 2244) został dodany do art. 2373 , § 22 w myśl którego szkolenie okresowe pracownika, nie jest wymagane w przypadku kumulatywnego wystąpienia następujących przesłanek:
1) pracownik zatrudniony jest na stanowisku administracyjno-biurowym,
2) rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Projekt zatem przywraca w przypadku szkoleń bhp ww. grup pracowników (wykonujących pracę zdalnie), stan prawny funkcjonujący do dnia wejścia w życie ustawy z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym.
Należy również nadmienić, że pod rządami obecnych regulacji pracodawcy określają zasady pracy zdalnej w regulaminach. Z własnej inicjatywy pokrywają koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu. Te świadczenia obecnie mają charakter dobrowolny. Przy czym należy pamiętać, że wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały oraz przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinny być uregulowane w regulaminie pracy. Tym samym pracodawca w obecnym stanie prawnym, musi uregulować kwestie wyposażenia pracownika wykonującego pracę zdalną w narzędzia i materiały. Musi również uregulować kwestię potwierdzania obecności w pracy pracownika wykonującego pracę zdalną. Ponadto, obowiązkiem pracodawcy, w myśl art. 94 pkt 1 KP jest także zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Pomimo braku uregulowań wprost w kodeksie pracy odnoszących się do pracy zdalnej, pracownik wykonujący pracę zdalną powinien otrzymać przekaz od pracodawcy dotyczący zasad wykonywania pracy zdalnej: godzin pracy, sposobu informowania o rozpoczęciu i zakończenia pracy, kontroli jej wykonywania, obowiązków z zakresu bhp i ochrony danych osobowych. W interesie pracodawcy leży, aby te kwestie uregulować, a regulacje już zawarte w kodeksie pracy, o których wspomniałem, to potwierdzają. Ponadto, już obecnie, art. 3 ust. 4 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługi logistycznej pracy zdalnej. Także, na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
Na koniec wspomnę, że w nowych przepisach o pracy zdalnej zakreślono termin na zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. W związku z czym, brak konsensusu, nie sparaliżuje możliwości wykonywania pracy zdalnej. Bowiem w razie braku kompromisu, pracodawca jednostronnie określi zasady wykonywania pracy zdalnej, uwzględniając ustalenia dokonane ze stroną związkową.
Konkludując zatem, ustalony przez ustawodawcę termin wejścia w życie pracy zdalnej wydaje się wystarczający do wprowadzenia przez pracodawców wykonywania pracy zdalnej w sposób zgodny z wymogami nowelizacji KP.
Autor:
Marcin Stanecki
Radca prawny
