Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w prawie pracy w praktyce często budzą wątpliwości. Z okazji Dnia Ochrony Danych Osobowych na przykładach przypominamy wybrane stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Czy pracodawca może skopiować do akt orzeczenie o stopniu niepełnosprawności pracownika?
Tak. UODO wyjaśnił, że w sytuacji przedłożenia przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności w związku z przysługującymi pracownikowi uprawnieniami z tytułu niepełnosprawności, kopię takiego dokumentu należy umieścić w części B akt osobowych pracownika (Źródło).
Czy w kwestionariuszu osobowym, w którym pracownik podał obowiązkowe dane osobowe (imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, dane dzieci, gdyż chce korzystać z uprawnień rodzicielskich, numer rachunku płatniczego) trzeba pobrać dodatkowo jego zgodę na przetwarzanie tych danych?
Nie jest potrzebna zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych, których pracodawca może od niego żądać. Zdaniem UODO niedopuszczalne jest odbieranie zgody na przetwarzanie naszych danych osobowych w przypadku istnienia innej przesłanki legalizacyjnej upoważniającej administratora do przetwarzania danych osobowych w tym samym zakresie i celu. Takie działanie wprowadza w błąd osobę, która udziela zgody. Jest bowiem przekonana, że to na tej podstawie przetwarzane są jej dane i gdy ją wycofa, to administrator zaprzestanie dalszego przetwarzania. Tymczasem administrator może mieć wręcz obowiązek przetwarzania naszych danych, gdy mają zastosowania przedstawione powyżej przesłanki. Pozyskiwanie zgody w tej sytuacji może więc prowadzić do naruszenia zasady przejrzystości i rzetelności, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit a RODO (Źródło).
Czy można bez zgody pracownika wykorzystać jego służbowe dane kontaktowe w materiałach reklamowych pracodawcy?
Służbowe dane pracownika tj. imię i nazwisko, stanowisko służbowe, służbowy nr telefonu oraz służbowy e-mail można umieścić w materiałach reklamowych pracodawcy bez jego zgody. Stanowisko w tej sprawie zajął UODO (Źródło). Bez zgody pracownika pracodawca może umieścić na swojej stronie internetowej takie dane osobowe pracowników, jak ich imiona i nazwiska, stanowiska, numery telefonów, czy adresy e-mail. Takie dane są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Dane te mogą być wykorzystywane (np. udostępniane) przez pracodawcę nawet bez zgody pracownika, którego one dotyczą. Z tego też względu za dopuszczalne uznać także należy umieszczanie imion i nazwisk pracowników na drzwiach w zakładach pracy, na pieczątkach imiennych, czy w pismach sporządzanych w związku z pracą. Możliwe jest również ich podawanie w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach.
Jednakże w praktyce komplikacje pojawią się w sytuacji, gdy pracownik odejdzie z pracy. Wskazuje je UODO, który informuje, że imienny adres e-mail zawiera dane z zakresu tzw. „danych zwykłych”, których przetwarzanie regulowane jest w art. 6 ust. 1 RPDO. Oznacza to, że przetwarzanie takich danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w tym przepisie. UODO zwraca uwagę, że podstawą przetwarzania danych byłego pracownika zawartych w adresie mailowym może być realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora. Ale sam uzasadniony interes nie wystarczy – gdyż dodatkowo proces przetwarzania danych osobowych musi być zgodny z innymi zasadami ustanowionymi w RODO (m.in.: zasadą ograniczenia celu przetwarzania danych lub zasadą minimalizacji przetwarzanych danych). (…) Jeśli byłego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Możne się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to w ocenie Prezesa UODO tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych.
Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów.
W omawianym przypadku konieczne dla ochrony uzasadnionego interesu pracodawcy jest, by poinformować kontrahentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu z danym podmiotem poprzez adres mailowy opatrzony danymi, o aktualnych ścieżkach kontaktu. Co więcej, trwający proces przetwarzania powinien odbywać się z poszanowaniem dla wskazanych zasad, zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych byłego pracownika do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem tego podmiotu (Źródło).
Z tego względu – jak się wydaje – praktyczniejsze jest umieszczania w materiałach reklamowych niespersonalizowanych adresów e-mail (np. adres działu zamówień czy działu promocji) lub podawanie nr tel. infolinii.
Czy trzeba uzyskać zgodę pracownika na korzystanie z jego prywatnych danych kontaktowych, które pracodawca pozyskał w procesie zatrudnienia?
Tak. W opinii UODO, pracodawca który dysponuje danymi kontaktowymi do pracownika pozyskanymi podczas rekrutacji, takimi jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych z pracownikiem bez jego zgody. Pracownik ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania prywatnych danych kontaktowych (Źródło).
Mamy bardzo dobry zespół pracowników, niektórzy z nich wyróżniają się swoją pracowitością i rzetelnością. Czy możemy opublikować w Internacie ich imiona i nazwiska, jako formę pochwały i docenienia?
Jakkolwiek UODO twierdzi, że należy ostrożnie publikować rankingi najlepszych pracowników, to jeżeli pracodawca wskaże tylko tych najlepszych – trzeba uznać, że postąpił prawidłowo. Pracodawca może wypracować system motywacyjny dla pracowników, aby zwiększyć ich wydajność i tym samym polepszyć jakość pracy. Nie powinno to się jednak odbywać kosztem innych osób. To oznacza, że taki system nie powinien dawać możliwości identyfikacji pracowników z indywidualnymi ocenami. Pracodawca mógłby np. wyróżnić parę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze. Dlatego nie należy wywieszać wyników oceny pracowników dostępnym dla wszystkich miejscu, pokazujących, który z nich najlepiej pracował, a który najgorzej sobie radził. Dokonywanie oceny pracy pracowników oraz jej weryfikacja jest zadaniem pracodawcy, a nie pozostałych pracowników (Źródło).
