Audyt dokumentacji pracowniczej – poprawne gromadzenie po zmianach i praktyczne wzory dokumentów

W cenie szkolenia e-book pt. „Przechowywanie dokumentacji pracowniczej a RODO” zawierający praktyczne informacje na temat okresu przechowywania dokumentów w aktach osobowych, w pozostałej dokumentacji pracowniczej oraz poza tą dokumentacją.

PROGRAM SZKOLENIA

1. Skąd wiadomo, jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej?

2. Jak poprawnie tworzyć podczęści w aktach osobowych i czy to się opłaca?
• Czy można dowolnie ustalić, którzy pracownicy będą mieli w aktach osobowych podczęści i czy wszyscy pracownicy muszą mieć takie same podczęści? (stanowisko MRiPS),
• Jak układać dokumenty w aktach osobowych, gdy pracodawca nie tworzy podczęści?

3. Jak się dołącza elektroniczny dokument do papierowych akt osobowych? – (stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji),

4. Jakie dokumenty gromadzi się obecnie w części A akt osobowych? (omówienie wzorów dokumentów)
• Jakie potwierdzenia trzeba trzymać w części A akt osobowych?
• Czy można gromadzić tylko kwestionariusz osobowy, czy także CV? Pod jakim warunkiem CV może być przechowywane w aktach? (stanowisko UODO),
• Jak poprawnie skonstruować kwestionariusz osobowy kandydata? (wzór kwestionariusza)
• Czy można skopiować do akt dyplomy ukończenia szkół, potwierdzające wykształcenie wymagane do zatrudnienia? Czy można skopiować do akt świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy, potwierdzające staż wymagany do zatrudnienia? Kiedy nie należy kopiować takich dokumentów do części A akt osobowych? (stanowisko MRiPS),
• Czy w części A akt osobowych należy przechowywać dokumenty od cudzoziemca potwierdzające prawo od zatrudnienia? (stanowisko UODO) Jakich dokumentów nie można kopiować?
• Czy skierowanie na badanie wstępne to ma być oryginał, czy kopia skierowania wydanego wybranemu kandydatowi do pracy?
• Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy to mają być oryginały czy kopie? (stanowisko MRiPS),
• Jak postąpić, jeżeli skierowani i orzeczenie są elektroniczne? (stanowisko MRiPS),
• Czy można przyjąć nowego pracownika do pracy bez badań, jeżeli kandydat do pracy przedstawi nie oryginał, a kopię orzeczenia o zdolności do pracy lub skierowania na badania profilaktyczne od poprzedniego pracodawcy? (stanowisko MRiPS),
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać umowę przedwstępną? (stanowisko MRiPS),
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać list intencyjny? (stanowisko MRiPS),

5. Jakie dokumenty gromadzi się obecnie w części B akt osobowych?
• Jak poprawnie skonstruować kwestionariusz osobowy nowego pracownika?
• Jak poprawnie aktualizować dane podane w kwestionariuszu? (stanowisko MRiPS),
• Czy w kwestionariuszu można pobierać daną o adresie urzędu skarbowego pracownika? (stanowisko MRiPS),
• Czy w kwestionariuszu można zebrać informacje o służbie wojskowej? (stanowisko UODO),
• Jakich nowych danych można wymagać w kwestionariuszu osobowym pracownika?
• Kiedy kopiować do części B akt świadectwa pracy i dyplomy ukończenia szkół?
• Czy można skopiować dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje zawodowe uzyskane przed zatrudnieniem? (stanowisko MRIPS oraz UODO),
• Czy można kopiować orzeczenie pracownika o niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
• Jak postępować z kopiami orzeczeń o niepełnosprawności członków rodziny i osób bliskich pracownikowi?
• Jak się przetwarzana dane osoby zawiadamianej o wypadku, jakie informacje trzeba przekazać i jakie oświadczenia otrzymać? (stanowisko MRiPS),
• Czy można skopiować do akt dokumenty potwierdzające prowadzenie gospodarstwa rolnego? (stanowisko MRiPS),
• Jakie dokumenty może otrzymać pracodawca w związku ze służbą wojskową pracownika i czy może je gromadzić w części B akt osobowych? Jakich dokumentów nie można kopiować? (stanowisko UODO),
• Czy można kopiować legitymację weterana? (stanowisko UODO),
• Czy można kopiować dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej? (stanowisko UODO),
• Jak obecnie skonstruować umowę o pracę? (wzór umowy o pracę, także na okres próbny),
• Jakie nowe dokumenty gromadzi się w związku z wnioskami pracownika dotyczącymi zmiany określonych warunków zatrudnienia lub wyjaśnienia powodu wypowiedzenia bądź niekontynuowania zatrudnienia terminowego? (wzór wniosku do pobrania dla pracownika, wzory odpowiedzi na wnioski),
• Jakie dokumenty należy gromadzić w związku z pracą zdalną? (wzory dokumentów) Bez jakich oświadczeń nie można będzie dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej?
• Jaki jest katalog dokumentów, które gromadzi się w części B akt osobowych, mimo że nie zostały wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej? (stanowiska MRiPS i UODO),

6. Jakie dokumenty trzeba, a jakie można gromadzić w związku z potwierdzeniem spełnienia wobec pracownika obowiązków informacyjnych?
• Jak poprawnie wypisać i zaktualizować IWZ? (wzór IWZ),
• Jak potwierdzić przekazanie takiej informacji? Czy jest to wymagane także wtedy, gdy obowiązek informacyjny został spełniony elektronicznie?
• Jakie będą zasady przekazywania i pozyskiwania potwierdzenia przekazania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w razie przejścia na pracę zdalną? (wzór IWZ dla pracującego zdalnie),
• Jakie dodatkowe dokumenty wręczać nowym pracownikom objętym prewencyjną kontrolą obecności w organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu? (wzór potwierdzenia),
• Jak potwierdzić spełnienie obowiązku informacyjnego wobec nowych pracowników objętych monitoringiem? (wzór potwierdzenia),
• Czy trzeba zbierać do akt potwierdzenie zapoznania się przez pracownika ze znowelizowaną informacją o równym traktowaniu i zakazie dyskryminacji, a także z informacją o możliwości zmiany miejsca pracy i możliwości awansu?

7. Jakie dokumenty gromadzi się obecnie w części B akt osobowych w związku z uprawnieniami rodzicielskimi i opiekuńczymi?
• Co należy mieć wpisane w deklaracji o korzystaniu z prawa do odmowy w pracy w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, przerywanym czasie pracy oraz odmowy wyjazdu służbowego przez pracowników rodziców dzieci w wieku do 8 lat i deklaracji rodzica, którego dotyczy art. 148 Kodeksu pracy? (wzór deklaracji),
• Co należy mieć wpisane w deklaracji o korzystaniu z prawa do wolnego z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat? (wzór deklaracji),
• Jak powinny być sporządzone i przechowywane dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy? (wzory wniosków o elastyczną organizację pracy, wzory odpowiedzi na wnioski),
• Czy dane do wniosku o elastyczną organizację pracy można dokumentować?
• Jakie dokumenty dotyczące urlopu rodzicielskiego należy przechowywać w części B akt osobowych, a jakie poza aktami? (wzory wniosków różne przypadki),
• Których dokumentów dotyczących uprawnień rodzicielskich nie należy kopiować do akt?

8. Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych zgodnie z przepisami i wykładnią?
• Jak poprawnie wypisać świadectwo pracy? (wzór świadectwa),
• Czy pracodawca ma usunąć z części C akt poprzednie świadectwo pracy, jeżeli wyda nowe świadectwo w wyniku sprostowania? (stanowisko MRiPS),

9. Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?
• Kiedy dokumenty w części D akt osobowych muszą być układane w podczęści?
• Jak się usuwa dokumenty z części D akt osobowych? (stanowisko PIP),
• Czy i w jakim terminie należy usunąć dokumenty z części D akt osobowych, jeżeli pracownik nie przepracuje roku nienagannej pracy? (stanowisko MRiPS),

10. Czy trzeba robić cykliczne przeglądy akt osobowych? (stanowisko UODO),
• Jakie dokumenty trzeba usunąć? (stanowiska UODO),

11. Jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, a jakich nie można tam umieszczać?
• Jakie nowe dokumenty gromadzi się w tej części dokumentacji pracowniczej? (wzór wniosku o urlop opiekuńczy, wzór potwierdzenia skorzystania ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej),
• Na jakich zasadach gromadzić zgody pracowników rodziców, o których mowa w art. 178 i 148 kodeksu pracy (wzory zgód),
• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy można trzymać wnioski o urlopy okolicznościowe? (stanowisko MRiPS),
• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy można trzymać zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa? (stanowisko UODO),

12. Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów?

13. Czy można utworzyć elektroniczną dokumentację pracowniczą (w tym akta osobowe) tylko dla nowych pracowników?
• Jakie są ograniczenia związane z takim działaniem?
• Jakie dodatkowe obowiązki trzeba byłoby spełnić, żeby przejść na dokumentację elektroniczną dla wszystkich zatrudnionych?
• Czy można złożyć elektroniczną podczęść na dokumenty elektroniczne, gdy akta osobowe są papierowe? (stanowisko MRiPS).